Aytaç Eroğlu Web Sayfası

Örnek teşkil etmesi amacıyla yayınlanmıştır ;

KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

1.AMAÇ ve KAPSAM: Bu prosedürün amacı, müşteri gereksinimlerinin karşılandığının ve kalite sisteminin etkin olarak uygulandığının kayıtlar ile kanıtlanmasının sağlanmasıdır. Bu prosedür,işletmenin tüm kalite sistemi unsurlarındaki kayıtları kapsar.

2.PROSEDÜR
2.1.İşletmenin kalite sistemindeki kalite kayıtları ve bunlarla ilgili bilgiler aşağıda belirtilmiştir.

KALİTE KAYIDI                                           İLGİLİ BÖLÜM                                             SAKL SÜR
                                                                                                                                                 BÖLÜM   ARŞİV
YGG Toplantı Raporu                                            YÖNETİM TEMSİLCİSİ                     3 YIL   SÜRESİZ
İç Yazışma Formu                                                   YÖNETİM TEMSİLCİSİ                     3 YIL    3 YIL
Sistem Performans Raporu                                  YÖNETİM TEMSİLCİSİ                     3 YIL  3 YIL
Satınalma Sipariş Formu                                      SATINALMA SORUMLUSU            2 YIL   2 YIL 
Malzeme Talep Formu                                           SATINALMA SORUMLUSU             2 YIL   2 YIL
Ambar Kartı                                                             İŞLETME MÜDÜRÜ                            2 YIL   2 YIL
Onaylı Tedarikçi Listesi                                      SATINALMA SORUMLUSU             süresiz     --
Tedarikçi Bilgi Formu                                          SATINALMA SORUMLUSU             2 YIL   2 YIL
Tedarikçi Değerlendirme Formu                        SATINALMA SORUMLUSU            2 YIL   2 YIL
Eğitim Takip Kartı                                                  YÖNETİM TEMSİLCİSİ           Personel iliş.Bitene Kadar
Eğitim Katılım Formu                                             YÖNETİM TEMSİLCİSİ                    3 YIL    2 YIL
Yıllık Eğitim Planı                                                   YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL  2 YIL
Eğitim Performans Değerlendirme Formu         YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL       2 YIL
Yıllık İç Kalite Tetkikleri Planı                            YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL      2 YIL
Yıllık Kuruluş İçi Tetkikleri Raporu                   YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL      2 YIL
Tetkik Soru listesi                                                    YÖNETİM TEMSİLCİSİ                  3 YIL      2 YIL
Kalibrasyon Planı                                                      YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   2 YIL     - ---
Anket Formu                                                               MÜŞTERİ TEMSİLCİSİ                   3 YIL      2 YIL
Müşteri Şikayetlerini Değerlendirme Formu      YÖNETİM TEMSİLCİSİ                  3 YIL      2 YIL
Ölçü Kontrol Raporu                                                  İŞLETME MÜDÜRÜ                         2 YIL          2 YIL
Girdi Kalite Kontrol Formu                                      İŞLETME MÜDÜRÜ                          3 YIL     2 YIL
Kalibrasyon Sertifikaları                                         YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL  Kullanıldıkça
Uygun Olmayan Ürünün Kontrolü Raporu            YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Düzeltici Önleyici Faaliyetler İsteği Formu         YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Düzeltici Önleyici Faaliyetler Takip Formu         YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Doküman Dağıtım ve Toplama Formu                    YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Doküman Dağıtım ve Takip Formu                         YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Doküman Değişiklik Talep Formu                         YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Dış Kaynaklı Doküman İzleme Formu                   YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     2 YIL
Onarım Raporu                                                           İŞLETME MÜDÜRÜ                          3 YIL     2 YIL
Arsiv Takip Kartı                                                        YÖNETİM TEMSİLCİSİ                  3 YIL     SÜRESİZ
İptal Dökümanlar                                                        YÖNETİM TEMSİLCİSİ                   3 YIL     SÜRESİZ
 
İşletmenin kalite sistemi prosedürlerinin 3. Sorumluluk maddesinde prosedürlerin uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtlar kimler tarafından ve ne kadar süre ile saklanacağı belirtilmiştir.
2.2. Kalite Kayıtları Kapsamına alınmayan kayıtlar bölümünde saklama süreleri dolduğu takdirde Bölüm Sorumluları tarafından yakılarak imha edilir.
2.3. Kayıtlar sorumluları tarafından yıl içerisinde ilgili dosyalarda muhafaza edilir.
2.4. Kalibrasyon ve doğrulama sonucu da ortaya çıkan kayıtlar, cihazların kullanım sürecinde ve kullanım dışı olduğu zamana kadar muhafaza edilir.
2.5. Yıl sonunda kayıtlar dosyaları ile birlikte kaybolmaları ve hasar görmeleri engellenecek şekilde ilgili bölüm sorumlularının onayı ile hazırlanmış özel yerlerde, ilgili bölümlerde arşivlenir.
2.6. Saklama süreleri, dolan kayıtlar, Yönetim Temsilcisi’nin nezaretinde yanlış kullanımı engellenecek şekilde imha edilir.
2.7. Arşivdeki kayıtlara Yönetim Temsilcisin ’den izin alınarak ulaşılabilir. Arşivde her bölümün kayıtları için ayrı bir raf tahsis edilmiştir. Üzerlerinde yazan bölüm isimlerine göre bu raflardaki kayıtlara ulaşılabilir.
2.8. Kalite kayıtlarının arşivdeki bakımından Yönetim Temsilcisi sorumludur. Bu amaçla arşivin temizlenmesini ve ilaçlanmasını sağlar
2.9. Bölümde sakama süreleri sona eren kayıtlar Yönetim Temsilcisi tarafından ilgili kayıttan sorumlu personelden imza karşılığı alınarak arşive kaldırılır. Arşive kaldırılan dokümanlar, Arşiv Takip Kartına Yönetim Temsilcisi tarafından işlenerek, arşiv saklama süreli düşümü yapılarak imha edilir.

3. SORUMLULUK: Bu prosedür kapsamındaki faaliyetlerden tüm birimler sorumludur. Bu prosedürün uygulanması sonucu ortaya çıkan kayıtların kimler tarafından saklanacağı her prosedürün “ sorumluluk “ kısmında belirtilmiştir.

4. REFERANSLAR:
4.1. TS – ISO 9001

Yosunlanma : Boya yüzeyinin bölgesel olarak yosunlar ile kaplanmasıdır. Özellikle dış cephelerde rastlanılan bir problemdir. Çimentolu yüzeylerde daha rahat oluşur.
Nedenleri : Ortamda fazla nem bulunması.
Çözüm : Fazla nemin kaynağı dikkatlice belirlenerek, nem oluşumunun önüne geçilmeye çalışılmalıdır. Yüzey bir fırça yardımı ile yosunlarından temizlenerek su ile yıkanmalıdır. Kurumasını yaptıktan sonra varsa kabarmış boya bir spatula yardımıyla kaldırılmalıdır. Yüzey uygun hale geldikten sonra boyama gerçekleştirilebilir.

Kabarma : Boyanın üzerindeki oyukların, kubbe şeklindeki formların oluşması durumudur.
Nedenleri : Genellikle ısı veya nemin sebep olduğu,  tamamen uçmadan önce, yüzeyi kuruyan boya filminde solventin hapis olması sonucunda da oluşur.
Ayrıca çok güçlü katkı maddeleri içeren boyalar eski yüzey üzerine uygulandığı zaman, yeni boyadaki güçlü katkılar alttaki boyayla reaksiyona girerek boyanın formunun bozulmasına ve kabarmalara sebep olur.
Çözüm: Kabaran yüzeyler tüm boya kalkıncaya kadar kazınmalıdır.

Soyulma : Boyanın şeritler veya yapraklar halinde yüzeyden ayrılması durumudur.
Nedenleri :Aderans kaybı,Aşırı nem,Henüz hazır olmamış yüzeye boya uygulanması,Düşük hava sıcaklıklarında uygulama yapılması
Çözüm:Basınçlı su ya da spatula yardımı ile soyulan kısımlar temizlenmelidir. Daha sonra bölge nemden arındırılmalı, gerekirse zımparalanmalı ve boya uygulamasına bu işlemlerden sonra başlanmalıdır.

Tebeşirlenme : Boya film yüzeyi üzerindeki kolay ufalanabilir toz oluşumudur. Dış cephelerde olumsuz atmosferik şartlardan dolayı sık rastlanılan bir problemdir.
Nedenleri : Bağlayıcının bozucu hava koşullarından etkilenerek ayrılması sonucu oluşur.
Pigmentin seçimi ve konsantrasyonundan etkilenebilir.
Bağlayıcının seçimi de etkilidir. 
Çözüm: Yüzey tüm tebeşirlenme giderilene kadar yıkanır. Temiz suyla durulama yapılır ve kurutulur. Tebeşirlenmiş bir yüzeye yapılan boya uygulaması boyada soyulma problemlerine sebep olur. Yeni bir uygulamadan önce yüzey temizliği şarttır.

Solma : Işık veya sıcaklığa maruz kalan boyanın renginin açılması.
Nedenleri : Boyanın direkt güneş ışığına maruz kalması 
Çözüm:Güneş ışığına karşı daha dayanıklı renkler tercih edilebilir.

Portakal kabuğu görüntüsü oluşması : Yayılmanın iyi olmamasından dolayı yüzeyde portakal kabuğu görünümünde film oluşmasıdır.
Nedenleri :Kullanılacak boyanın çok inceltilmesi,Katlar arası tam kuruma gerçekleşmeden uygulama yapılması
Çözüm : Boyalı yüzey zımparalanarak boya çıkarılmalıdır. Katlar arasında uygulamadan önce yeterli kuruma zamanı beklenilerek uygulama yapılmalıdır.

Kabararak soyulmalar : Boyanın yüzeyden tabakalar halinde kalkması durumudur.
Nedenleri : Aşırı nem,Hazırlanmamış yüzeye boya uygulanması,Uygulamanın düşük sıcaklıkta yapılması
Çözüm : Boyanın kalkan bölümleri kazınmalıdır. Yüzey boyama işlemi için hazırlanmalı, nemin kaynağı bulunup, nemden arındırılmalı, gerekirse zımparalanmalıdır. Bu işlemlerden sonra uygulamaya geçilmelidir.

Tozlanma ( Çiçeklenme) : Yüzey kaplamalarının, taş, tuğla, sıva veya harç üzerinde genellikle beyaz, çözünebilir tuzların birikerek kabuklanması olayıdır.
Nedenleri : Nem,Harç veya komşu çimentodan sızan tuz veya serbest alkaliler
Çözüm : Nemin kaynağı bulunup, ortamdan uzaklaştırılması sağlanmalıdır. Beyaz tuz tabakası temizlenmeli gerekirse zımpara yapılmalıdır. Yüzey hazırlandıktan sonra boyama işlemine geçilmelidir.

Dipte çökme : Boyanın ambalajının dibinde çökelti oluşması durumudur.
Nedenleri : Boyaların uzun süre hareket ettirmeksizin durması,Boyanın viskozitesinin çok düşük olması
Çözüm : Boya, ambalajı açılıp iki dakika karıştırıldığında homojen hale geliyorsa çökelti yumuşak çökeltidir, normaldir. Boya kullanılabilir. Dipte sert bir kütle varsa ve karıştırılmıyorsa boyada çökme olmuştur, boya kullanılamaz.

Faz Ayrılması : Su bazlı boyada yağ tabakasının , solvent bazlı boyada ise alkid fazının yüzeye çıkması durumudur.
Nedenleri : Boyanın uzun süre hareket ettirilmeden beklemesi
Çözüm : Böyle durumlarda boya uygun bir şekilde iki dakika karıştırıldığında homojen duruma geliyorsa sorun yoktur. Boya kullanılır.

Boyada Buruşukluk- Kırışıklık : Boyanın yüzeyinde meydana gelen portakal kabuğu şeklindeki buruşukluk görüntüsüdür.
Nedenleri : Yağlı, kirli bir yüzeye uygulama yapılması,Henüz kurumamış yüzeye son kat uygulanması,Boyanın yağmur ve neme maruz kalması,Yüzeyin çok sıcak olması
Çözüm : Buruşmuş ve kırışmış yüzey zımparalanarak eski boya temizlenir. Astar uygulanır ve boyanın iyice kuruması beklenir. Çok sıcak veya serin bir havada boya uygulanması zorunluysa, kuruması için ekstra zaman verilmelidir.

Pigment yüzmesi : Kuruma sırasında bir ya da daha fazla pigmentin diğerlerinden ayrılarak film tabakası üzerinde birikmesi olayıdır.
Nedenleri : Yanlış çeşit tiner kullanımı,Boyanın gereğinden fazla inceltilmesi
Çözüm : Yüzey temizlenip zımparalanmalıdır. Boya ambalajında belirtildiği gibi uygun inceltici ile inceltilip iyice karıştırıldıktan sonra uygulanmalıdır.

Boyada Örtücülük Problemi : Boyanın opaklığının yetersiz olması şeklinde de tanımlanır. Boyanın altındaki yüzeyi kapatmaması durumudur.
Nedenleri : Boyanın iyi karıştırılmaması,Gereğinden fazla inceltilmesi,Fazla emici olan yüzeylere macun yada astar uygulaması gibi gerekli olan yüzey hazırlıklarını yapmadan son kat boyanın uygulanması,Yeterli sayıda boya katının uygulanmaması
Çözüm : Yüzey zımparalanarak alttaki boya tabakası temizlenir. Ambalajında belirtilen oranlarda boya inceltilir ve homojen oluncaya kadar karıştırılır. En az iki kat uygulama yapılmalıdır. Katlar arasında en az  4 saat beklenmelidir.

Akma ve Sarkma : Boya filminin yüzeyinde dalgalı bir görünüm oluşmasıdır.
Nedenleri : Yanlış miktarda çözücü kullanılması ve buna bağlı olarak viskozitenin çok düşük veya çok yüksek olması,Dikey ve eğimli yüzeylere aşırı boya uygulaması
Çözüm : Akan veya sarkan kısımlar henüz yaş ise fırça yardımı ile düzeltilmelidir. Boya kurumuş ise zımpara yapıp yüzey temizlendikten sonra son kat uygulaması yapılmalıdır.

Geç Kuruma : Boyanın belirtilen sürede tam olarak kurumasını yapamaması durumudur.
Nedenleri : Boyanın iyi temizlenmemiş, yağlı, kirli bir yüzeye uygulanması,Boyanın yeterince iyi karıştırılmaması,Uygulama yapılan alanın havalandırılmaması
Çözüm : Boya belli bir süre geçtikten sonra kuruyacaktır. Kuruma süresi boyunca parlaklıkta azalma, boya üzerine toz vb. yapışma sorunu olabilir. Boya tam olarak kurumuş ise zımpara yapılarak son kat uygulaması yapılır. Kurumamış ise tiner ile temizlenerek son kat uygulaması yapılır.

Fırça izleri : Boya filminin üstünde fırça izlerinin kalması durumudur.
Nedenleri : Boyanın yüzeyde doğru bir şekilde dağıtılmaması ve fırçanın bastırılarak kullanılması,Sert, kalitesiz fırça kullanımı,Eski boyanın yüzeyden tam olarak çıkartılamaması,Yarım kalmış boyaların uygulama viskozitesine getirilmeden kullanılması
Çözüm : Boya tamamen kuruduktan sonra zımpara yapılmalı, yüzey zımpara tozlarından temizlenmelidir.  Zımpara işleminden sonra son kat uygulaması yapılmalıdır.

Zımpara İzleri : Boya filminde zımpara izlerinin belli olması durumudur.

Nedenleri : Yüzeye uygun zımpara kağıdı kullanılmaması
Zemin hazırlığı sırasında kullanılan astarın yada macunun tam kurumasını yapmadan zımparalanması
Son kat uygulamasının olması gerekenden daha ince yapılması
Çözüm : Uygun zımpara kağıdı kullanılmalıdır. Katlar arasında tam kuruma gerçekleşmeden uygulamaya geçilmemelidir. Son kat uygulaması kalınlığı ince olmamalıdır.

Zayıf Yapışma : Boyanın uygulama yüzeyine yapışmaması sorunudur.
Nedenleri : Yüzeyin yağ, kir ve diğer pisliklerden temizlenmeden uygulama yapılması,Yüzeyde eski boya varsa zımpara işlemi yapılmadan uygulamaya geçilmesi,Boya kurumasını tamamlamadan üzerine yeni bir kat uygulanması
Çözüm : Yüzey boyadan temizlenmeli, gerekiyorsa zımpara yapılmalıdır. Yüzey tam olarak hazırlandıktan sonra boyama işlemine geçilmelidir.

Saçak Altlarındaki Boyanın Kalkması : Binaların saçaklarının altında boya tabakasının kalkması durumudur.
Nedenleri : Eski, parlaklaşmış boya üzerine ve yüzey hazırlığı gerektiği gibi yapılmayan yüzeylere son kat boya uygulamasının yapılması,Yüzeyde meydana gelen tuz tabakasının temizlenmemesi
Çözüm : Yüzey zımparalanmalı, bol su ile yıkanmalıdır. Tam olarak kuruduktan sonra boya uygulaması yapılmalıdır.

Yeni Boyanmış Yüzeyde Boyanın Çekilmesi- Boya Açması : Boyanın yüzeyde yer yer çekilmesi, film tabakasında nokta nokta izler bırakması durumudur.
Nedenleri : Yüzeydeki yağ tabakasının temizlenmeden uygulama yapılması
Çözüm : Boya tam olarak sertleştikten sonra deterjanlı ılık su kullanılarak yüzey zımparalanır. Zımparalama işleminden sonra iyice durulanır.Yeniden boyama işlemine başlamadan önce yüzeyin tam olarak kuruması beklenir.

Galvanizli Metal Üzerinde Oluşan Soyulma : Galvanizli metal üzerindeki boyanın kalkması, soyulması durumudur.
Nedenleri : Yanlış astar uygulanması veya astar uygulanmaması,Yüzeyin yağ, pas ve diğer pisliklerden temizlenmemesi,Yüzey temizliğinin hemen ardından uygulama yapılması, kuruma için yeterince  beklenmemesi
Çözüm : Yüzeye zımpara yapılarak alttaki boya temizlenir. Astar uygulaması yapılmamış ise uygun astar uygulanır. Yüzey hazırlığından sonra son kat uygulama işlemine geçilir.

Boyada Küf Oluşumu : Boya filminin yüzeyinde küf oluşmasıdır.
Nedenleri : Ortamda bulunan fazla nem ve yüzeyin su ile sürekli teması,Ortamdaki yüksek ortalama sıcaklık,Açık renkli boyalar güneş ışığını yansıttığı için yüzeyin serin ve nemli kalmasına sebep olurlar, nem küf oluşumuna sebep olur
Çözüm : Küflenmiş bölgeler, çamaşır su katılmış su ile temizlenebilir. Temizleme işlemi bir fırça yardımıyla uygulanabilir. Daha sonra temiz suyla yüzey yıkanmalı ve iyice kurumaya bırakılmalıdır.

Boyada Beyaz Kristaller Oluşması : Boya yüzeyinde buzlanma gibi beyaz kristaller oluşmasıdır. Daha çok koyu renkli boyalarda görülen bir problemdir.
Nedenleri : Boyanın çok fazla neme maruz kalması,Çok serin havalarda uygulama yapılması.
Çözüm : Boyanın uygulanması ve kuruması için gerekli ısıda ortam oluşması sağlanmalıdır. Kristal oluşumunun başında ılık temiz suyla bu bölgeler yıkanabilir. Yıkama sonunda kristaller tamamen temizlenebilir. Su ile temizlik yeterli gelmez ise yüzey iyice kuruduktan sonra zımpara yapılmalıdır.

Boyada Renk Değişimi : Boya renginin başka bir renge dönüşmesi durumudur.
Nedenleri : Aşırı nem veya su sızıntısı,Boyanın direkt güneş ışığına maruz kalması,Dayanıksız organik pigmentlerin kullanımı
Çözüm : Nemin kaynağı bulunup, ortama su sızması engellenmelidir. Pigment seçiminde UV dayanımı yüksek pigmentler tercih edilmelidir.

Yüzeyde Baloncuk Şeklinde Şişme Olması : Boya filminin baloncuk şeklinde kalkmasıdır.
Nedenleri : Boyanın yüzeye iyi yapışamaması,çok sıcak havalarda uygulama yapılması,Nemli bir yüzeye alkid bazlı boya uygulaması
Çözüm : Uygulama çok sıcak havalarda yapılmamalıdır. Yüzey nemden uzaklaştırılmalıdır. Yüzey, uygulamaya gereken özenle hazırlanmalıdır.